Директор кооператива.
Обязанности и ответственность.
Директор кооператива.
Обязанности и ответственность.
Коммерческий Банк святого Павла. США
1991г.
(Перевод Центра Гражданских Инициатив/Службы Развития Фермерства)
Содержание.
1. Что такое кооператов?
2. Минимум требуемых профессиональных качеств при выборе директора
3. Обязанности и ответственность директоров
4. Юридическая ответственность
5. Профессиональная ответственность.
6. Собрания членов Совета Директоров
7. Протоколы заседаний Совета Директоров
8. Предложения и резолюции
9. Финансовая документация
10. Что нужно принимать во внимание при составлении балансового отчета
11. Контроль за кредитной политикой кооператива
12. Бюджет
13. Что следует ожидать от аудиторов и аудиторских проверок
14. Заключение аудита
15. Проверка аудитора
16. Ежегодные собрания: их значение и планирование
17. Учредительные документы
18. Внутренние правила кооператива
19. Взаимоотношения между членами кооператива и обществом
Что такое кооператив?
Кооперативом - это деловое предприятие, нахлдящееся под контролем его членов, являющихся в то же время владельцами предприятия. Они же управляют предприятием, имея в виду взаимную выгоду. Целью членов сельскохозяйственного кооператива является увеличение доходов фермы путем правильно разработанного сбыта продукции и приобретением товаров и услуг через организации, находящиеся во владении и/или под контролем данного кооператива.
Для того, чтобы достичь этой цели, кооператив обязан:
1. Иметь достаточный в смысле экономической эффективности объём производства;
2. Обеспечить себе поддержку и патронаж наиболее успешных фермеров и других лидеров сельской общины;
3. Иметь адекватное финансовое обеспечение, включая равные и достаточные членские взносы;
4. Иметь совет директоров, состоящий из наиболее компетентных членов кооператива;
5. Иметь квалифицированный и эффективный управленческий состав;
6. Иметь помещения, подходящие для выполнения производственных задач, хорошо оборудованные и содержащиеся в надлежащих условиях;
7. Быть конкурентноспособным по предлагаемым услугам, качеству продукции и ценам, что в то же время должно обеспечивать благопрятный производственный результат;
8. Предоставлять равные возможности и услуги для членов кооператива;
9. Изучать передовые производственные технологии и вырабатывать доброжелательные взаимоотношения в сельской общине;
10. Бережно относиться к приробным ресурсам и окружающей среде.
Минимум требуемых профессиональных качеств при выборе директора.
Номинационные комитеты и члены кооператива часто просят установочные материалы, которые можно было бы использовать при выборе директора. Ниже приводится список наиболее важных качеств, которыми должен обладать кандидат:
1. Верить в кооператив и покровительствовать ему;
2. Иметь возможность и желание выделять время для участия во всех собраниях членов совета директоров;
3. Быть достаточно компетентным для того, чтобы принимать решения по вопросам, затрагивающим высшие интересы организации;
4. Уметь хорощо работать в команде с остальными членами кооператива, обеспечивать выполнение решений, принятых большинством голосов;
5. Ни ожидать, ни способствовать установлению особо благоприятных условий для себя лично, для своих родственников и друзей;
6. Не обсуждать с посторонними людьми конфиденциальные темы, выносимые на собрания совета директоров;
7. Не поддаваться влиянию религиозных, политических или других течений, не имеющих отношения к производству кооператива;
8. Понимать и твердо придерживаться общей политики и частных решений организации;
9. Быть прогрессивным в развитии новых идей, способствующих успеху организации.
Если директор не способен принять настоящие требования, лучшим выходом будет отказ от данной должности.
Обязанности и ответственность директоров.
В дополнение к основным обязанностям и правам директоров, которые устанавливаютсся учредительными документами данного кооператива, следующие положения являются особенно важными:
Совет директоров обязан
1. Ознакомиться с учредительными документами кооператива и вести бизнес в соответствии с их положениями;
2. Подписать договор с юристом, который знаком с учредительными документами кооператива, для получения своевременных консультаций по мере необходимости;
3. Наняь компетентного управляющего; определить его зарплату, права, обязанности и сферу ответственности. При найме управляющего совет директоров должен принимать во внимание следующие соображения:
а) производственный опыт, честность, умение разбираться в отчетно-финансовых документах, относящихся к данному виду деятельности;
б) способность работать с людьми и подбирать квалифицированный персонал;
в) способность к перспективному планированию и к координированию производства;
г) общее понимание кооперативов, их деятельности, целей и задач.
4. Претворять политику кооператива в систему управления и разрабатывать детальный план управления в соответствии с этой политикой. В план должны входить кредиты владельцев кооператива, сбытовая политика, экологическая политика, основные личные инструкции, рабочие инструкции наемных работников и перспективные положения развития производства.
5. Требовать ежемесячные финансовые и производственные отчеты в письменном виде, на основании которых совет директоров либо утверждает, либо корректирует политику управления кооперативом.
6. Требовать от управляющего подготовки производственного бюджета на следующий финансовый год перед окончанием текущего финансового года и представления его для утверждения советом директоров. В этом отчете должна быть проведена оценка объема продаж и валового дохода по всем пунктам товарной номенклатуры, расходы по классифицируемым счетам и ожидаемая чистая прибыль. Подобное перспективное планирование является необходимой частью управления кооперативом и относится к ответственности как управляющего, так и совета директоров. Принятый бюджет должен в течение года рассматриваться в установленные сроки с тем, чтобы сравнить текущие производственные результаты с планируемыми.
7. Члены совета директоров обязаны принмать участие в регулярных и специальных собраниях совета. В случае, если по уважительной причине член совета не может принять участие в каком-либо из собраний, это не снимает с него ответственности за выполнения постановлений, принятых на данном собрании. Многие кооперативы ставят обязательным условием для члена совета директоров участие в собраниях совета и игнорирование этого условия является основанием для вывода из совета.
8. Время от времени может быть желательным для членов совета директоров посвящать часть своего времени закрытому или исполнительному собранию совета, на котором присутствуют только члены совета. Это бывает полезно для более полной и свободной дискуссии. Созыв и явочное обеспечение подобных собраний относится к ответственности совета директоров.
9. Члены совета директоров должны хорошо разбираться в терминологии тех из заключаемых кооперативом контрактов, которые относятся к компетенции совета. Такими контрактами являются лизинговые контракты, заемные соглашения, контракты с поставщиками и т.п.
10. До того, как утвердить какой-либо из планов развития производства, совет директоров обязан удостовериться, что такое развитие необходимо, что план обеспечен физическими и материальными возможностями и что предпринимаемое развитие обеспечит адекватный возврат вложенных средств и получение ожидаемой прибыли. Кроме того, необходимо удостовериться, что требуемые инвестиции соответствуют финансовому состоянию кооператива.
11. Совет директоров обязан следить за количеством и состоянием пунктов имущественной собственности кооператива и проводить гарантийные инспекции собственности кооператива.
12. Нанимать независимого аудитора по крайней мере раз в год и требовать предоставления отчета об аудиторской проверке непосредственно совету директоров. Совет может попросить у аудитора дополнительный анализ управления кооператива, чтобы получить более полную информацию о системе управления предприятия, помимо чисто финансового анализа. Необходимо свериться с местными постановлениями, они могут определять требования к аудиторским проверкам.
13. Проинструктировать секретаря таким образом, чтобы он оформлял протоколы собраний совета директоров в виде, доступном для аудиторских проверок, особенно по вопросам, которые непременно должны отразиться в аудиторском отчете.
14. Ежегодно проверять количество страховых взносов по различным видам деятельности кооператива и определять, достаточно ли их покрытие. Частью этой программы должна также стать проверка долговых обязательств наемных работников. Рекомендуется нанимать специального страхового агента для проведения подобных проверок. Проверка должна проводиться один раз в году и отчет о ней должен представляться непосредственно совету директоров.
15. Даже, если кажется, что кооператив оперирует наилучшим способом и система управления его такова, что лучше и придумать нельзя, все же относитесь к нему объективно. Взгляд директора на производственную структуру кооператива должен быть исполнен здорового скептицизма.
16. Директор должен с пониманием относиться к важности развития хороших взаимоотношений с потенциальными покровителями кооператива, равно как и с общественностью. Эта работа должна являться частью общей системы управления кооперативом.
17. Совет директоров должне вместе с управляющим планировать каждое следующее собрание членов кооператива и обеспечивать всех членов полной информацией, основанной на результатах аудиторских проверок.
18. Директор должен быть заинтересован в любой возможности повысить свои знания и степень понимания производственного процесса кооператива.
19. Твердо придерживаться и поддерживать все решения, принятые большинством голосов на совбрании членов кооператива.
20. Директор не должен перекладывать ответственность за выполнение своих обязанностей на других, если таковые обязанности безоговорочно относятся к его компетенции.
21. Директор должен помнить, что к компетенции совета директоров относится разработка политики кооператива в целом и не вмешиваться в дела, которые безусловно относятся к компетенции управленческого состава кооператива.
22. Директор обязан рассматривать со всех сторон предполагаемое приобретение с точки зрения кредитной политики, разработанной советом директоров для всех членов кооператива.
23. Директор ни в коем случае не должен принимать самостоятельные решения по вопросам, относящихся к компетенции всего совета директоров.
24. Если услуги, предлагаемые кооперативом в течение продолжительного времени не пользуются спросом, директор, ответственный за этот участок работы кооператива, должен быть дисквалифицирован советом директоров. Однако, в большинстве штатов в этом случае директор может быть только передвинут на другой участок работы.
25. Директор обязан ознакомится со всеми законами, актами, постановлениями и т.п., имеющими отношение к деятельности кооператива.
26. Директор обязан понимать основную юридическую ответственность своего положения как члена совета директоров.
Юридическая ответственность.
1. Конфликт интересов. Если директор персонально заинтересован в контракте или сделке, заключаемой кооперативом, он должен обнародовать свою заинтересованность. Директор должен объяснить природу своей заинтересованности (финансовая, семейная, профессиональная, деловая или другие) остальным директорам до того, как совет директоров примет решение по данной сделке. Директору следует воздерживаться от участия в операции кооператива, если эта операция представляет для него личный интерес.
2. Обязанность соблюдения принципа справедливости. Если сделка, заключаемая директором, вовлекает в себя конфликт интересов, принципиальному рассмотрению должна подвергнуться справедливость предпринимаемой сделки для всего кооператива.
3. Корпоративные возможности. В случае, когда возможность приобретения другого дела, приобретения недвижимости в собственность, продажи новой продукции или участия в любом другом виде деятельности появляется у директора как следствие или в результате его работы в кооперативе, эта возможность должна быть представлена директором совету директоров для принятия решения последним. Только после того, как возможность будет оценена советом директоров и будет определено, что она не представляет интереса для кооператива, директор может использовать ее для своей личной выгоды или для выгоды других людей.
4. Конфинденциальность. Директор обязан сохранять конфинденциальность по отношению ко всему, что касается кооператива и его деятельности до тех пор, пока эти материалы не станут достоянием общественности или пока не станет очевидно, что данные материалы не выходят за пределы общеизвестных или опубликованных сведений. Значение конфинденциальности не может быть переоценено, поскольку всегда существует потенциальная опасность потери кооперативом конкурентоспособности из-за утечки информации.
Профессиональная ответственность.
1. Основные положения. Закон о Кооперации установил следующее юридическое определение директоров:
“ Директор должен выполнять обязанности директора, включая обязанности члена любого из комитетов совета директоров со всей преданностью, в стиле, дающем основание верить, что директор ставит интересы кооператива превыше всего, и с заботой, которую проявил бы любой благоразумный человек при данных обстояетльствах и занимая данное положение. “ Это определение целиком и полностью соответствует требованиям, предъявляемым к директору сельскохозяйственного кооператива.
2. Внимательное отношение к своим обязанностям. Директор кооператива обязан принимать участие в руководстве развитием производственной деятельности кооператива, включая следующее:
а) присутствовать на собраниях;
б) рассматривать предоставляемую информацию;
в) рассматривать представляемые документы;
г) наблюдать за производственной деятельностью.
Для выполнения вышеперечисленных обязанностей директор должен быть в курсе различной информации, мнений, отчетов или документов, включая финансовые документы, подготовленные или представленные
а) служащими или работниками кооператива, которых директор оправданно считает ответственными и компетентными людьми;
б) юридической консультационной службой;
в) общественными ревизорами;
г) комитетами совета директоров, в работе которых директор не принимает непосредственного участия.
3. Распределение обязанностей. Совет директоров не является органом, который управляет производственным процессом. Ответственность совета по управлению производственным процессом ограничена управляющим кооператива и теми из директоров, которых совет назначил специально для выполнения этой функции. В то время, как этот принцип не освобождает совет от наблюдения за исполнением персоналом своих обязанностей, директоры не несут персональной ответственности за действия или просчеты служащих, рабочих или агентов кооператива, которые были тщательно отобраны и которым директоры оправданно доверяют.
Собрания членов совета директоров.
Собрания совета являются важной частью деятельности кооператива и должны проходить в деловом стиле. Именно на собраниях разрабатывается политика и составляются планы, рассматривается производственная деятельность кооператива и решения собрания кладутся в основу управления производством.
Учитывая, что фермеры являются занятыми людьми и слишком частая необходимость уделять время собраниям скажется на результатах их собственного дела, председатель собрания должен заранее планировать встречи так, чтобы выбранное для них время было наиболее удобно для всех участников и участие в собрании не принесло ущерба личному бизнесу. Дискуссии должны быть полными, но ограничиваться только текущими делами. Программа или повестка собрания должны быть подготовлены заранее. Ниже приводятся предлагаемые примеры порядка проведения собрания совета директоров:
1. Собрание должно наинаться строго в объявленное время.
2. Повестка должна открываться чтением протокола предыдущего собрания (если он не был зарарнее разослан)
3. Незаконченные дела.
4. Отчет управляющего
а) финансовые документы:
1. балансовый отчет
2. производственные документы в сравнении с принятым бюджетом
б) производственные счета:
1. обсуждение просроченных счетов
2. рекомендуемые мероприятия по просроченным счетам
5. Обсуждение предполагаемых мероприятий по улучшению состояния производства
6. Чтение наиболее значительной корреспонденции, о которой совет директоров должен быть поставлен в известность.
7. Отчет комитетов совета директоров.
8. Перед окончанием каждого финансового года - соответствующее распределение чистой прибыли.
9. Обсуждение новых деловых возможностей.
10. При необходимости - объявление об исполнительном заседании совета директоров.
11. Определение срока проведения следующего собрания.
(Перевод Центра Гражданских Инициатив/Службы Развития Фермерства)
Протоколы заседаний совета директоров.
Протоколы собраний (заседаний) совета являются важнейшим юридическим основанием политики и производственной практики кооператива. Они также являются ценным источником для разработки управленческой политики, когда учитываются вопросы и директивы, затронутые на собрании совета. Кроме того, они являются источником информации для следующих собраний совета директоров и для подготовки к собранию держателей акций предприятия.
Сразу же после каждого собрания совета протокол должен быть оформлен надлежащим образом и помещен в архив кооператива. Протокол должен содержать:
1. Дату, место и время проведения собрания.
2. Список присутствующих на собрании, а также имена отсутствующих директоров. Если директор пришел после начала собрания или покинул его до окончания собрания, время прихода и/или ухода директора должно быть зафиксировано.
3. Краткая аннотация всех дел кооператива, начатых в период между последним и настоящим собраниями.
4. Все предложения и решения, рассматриваемые советом, а также число проголосовавших за или против выносимого предложения.
5. Особое мнение каждого директора, несогласного с решением, принятым большинством голосов.
6. Освещение отчета управляющего, включая такие вопросы, как объем продаж, расходы, заработки и т.п.
7. Подпись секретаря, ведущего протокол.
Предложения и резолюции.
Действиями директоров по любому вопросу являются их предложения или решения. Хотя сами по себе предложения и решения являются вполне отчетливыми по определению, когда и при каких условиях их следует применять не всегда бывает четко обозначено.
Большинство вопросов, возникающих до собрания совета директоров, выносятся с предложением к совету выразить свое мнение по этому вопросу, предпринять определенные действия или отдать распоряжение о выполнении определенного решения. В данном случае выражение “ выношу на рассмотрение “ эквивалентно выражению “ я предлагаю “.
Правила, определяющие, что именно должна определять резолюция, в лучшем случае неясны. В общем случае резолюция требуется или желательна в слудующих ситуациях:
1. Если предлагаемое действие относится к действиям такого порядка, решение по которому по законам штата, местным законам или правилам кооператива должно быть оформлено резолюцией.
2. Если ответственность за выполнение определенного действия делегируется держателями акций или директорами и передача полномочий по данному вопросу оформляется в виде гарантийного письма, доверительного письма, лицензии и т.п., или же есть вероятность возникновения ситуации, когда акт о передаче полномочий должен быть представлен в соответствующее время, то это решение должно быть зафиксировано в резолюции и сохранено в архиве кооператива.
3. Если решение совета регулирует правила управления корпорацией и эти правила считаются неукоснительными до того момента, когда в них будут внесены изменения.
4. Если предлагаемое действие считается важным и значительным для кооператива.
5. Если существует вероятность того, что на предлагаемое действие будут ссылаться в процессе дальннейшей производственной практики.
6. Если действием вносится поправка к действующим уставным правилам кооператива.
Финансовая документация.
Очень важно, чтобы директоры умели разбираться в финансовой документации кооператива. Это умение позволит им принять правильное решение, влияющее на развитие кооператива, и оценить систему управления предприятием. Кроме того, это поможет правильно оценить возможности дальнейшего развития капитала и учесть интересы всех членов кооператива при распределении сэкономленных средств.
К двум наиважнейшим финансовым документам относятся балансовый отчет и производственная смета.
Балансовый отчет.
Балансовый отчет показывает финансовое состояние кооператива в каждый данный период времени. Он строится на следующих основных показателях:
1. Активы - все, чем владеет кооператив.
2. Долговые обязательства - все займы или невыплаченные обязательства
3. Чистая стоимость акции - доля каждого члена кооператива в предприятии на настоящий момент
Активы подразделяются на две категории в соответствии с периодом времени, необходимым для конвертирования различных наименований собственности в наличные деньги.
1. Текущие активы, которые включают в себя такие наименования, как наличные, имеющиеся товары для продажи, полученные счеты и чеки, обычно могут быть переведены в наличные в течение одного года.
а) наличные - количество наличных денег указывает на способность кооператива оплатить счета и покрыть расходы по первому требованию. В большинстве случаев кредитная линия, предоставляемая организацией - заимодателем, дополняет статью “ наличные “ в балансовом отчете.
б) полученные счета и чеки - представляют собой суммы, на которые товар был уже продан, но деньги за него еще не получены. Объем таких сумм не должен быть больше объема месячных продаж и совет директоров должен на регулярной основе просматривать все счета, которые не согласовываются с принятой кредитной политикой кооператива и выдавать рекомендации по исправлению положения.
в) товары для продажи должны держаться на сумму, требуемую для нужд кооператива и в пределах данного балансового отчета, а зерно, предназначенное для продажи, должно быть выделено отдельной статьей.
2. Фиксированные активы состоят из земли, зданий и помещений, оборудования и усовершенствований, т.е. то, что не может быть переведено в наличные в короткий период времени. Сооружения и оборудование устаревают и изнашиваются со временем, поэтому в балансовом отчете должна быть показана их реальная стоимость на настоящий момент.
3. Инвестиции и другие активы часто включают в себя инвестиции, приобретенные или заработанные в других федеральных кооперативах, таких как региональные снабженческие или рыночные кооперативы, или же в банке Св.Павла. Эта категория может также включать в себя долгосрочные (более одного года) обязательства кооперативу со стороны других организаций или неосязаемые активы, такие как, например, добрая воля.
Долговые обязательства представляют собой сумму, которую должен кооператив, и подразделяются на текущие обязательства, которые должны быть выплачены в течение 12 месяцев и не-текущие обязательства, которые созреют за пределами 12-месячного периода.
1. Текущие обязательства включаеют в себя следующие пункты:
а) Счета, подлежащие немедленной оплате - это счета от поставщиков, ежемесячная выплата членам кооператива и другие счета за товары, поставки или услуги. Необходимость немедленной выплаты поставщикам часто сказывается на материальном состоянии кооператива и на его сбережениях.
б) Обязательные выплаты - долги кооператива, которые должны быть покрыты в течение одного года; к ним относятся выплаты по сезонному займу и планируемые выплыты по процентам по долгосрочному кредиту.
в) Предоплата и кредитный баланс представляет собой наличные, выданные кооперативу его членами для приобретения определенных товаров (кооперативом для этих членов) в какое-то время в будущем. Эта статья стала значительным источником поступления временных фондов для многих кооперативов; однако этот источник ни в коем случае не должен рассматриваться как способ увеличения рабочего капитала кооператива.
г) Наращиваемые расходы включают в себя такие выплаты, на которые, в случае несвоевременной уплаты, начисляются пенни; к нима относятся, например, налоги, проценты по займам, выплаты по платежным ведомостям и другие.
д) Дивиденды и возврат предоплаты - это те средства, которые были заявлены как наличные, но которые еще не выплачены.
2. Не-текущие обязательства включают в себя все долговые обязательства, выплаты по которым должны быть произведены за пределами одного года. К ним могут относиться залоговые обязательства, облигации, долговые расписки. Важно, чтобы при планировании все эти выплаты были заранее учтены, иначе они могут превратиться в систематические внебюджетные расходы.
Чистая стоимость акции - это то, что члены кооператива внесли в него в виде доли основного капитала плюс распределенная прибыль, проценты или любые другие начисления, не имеющие определенной статьи. Чистая стоимость акции представляет собой разницу между тем, чем кооператив владеет (активы) и его долговыми обязательствами (пассивы).
Производственная смета.
Балансовый отчет не всегда с полной очевидностью показывает состояние производства в кооперативе. Для того, чтобы определить “насколько хороши наши дела“ понадобится производственная смета. Производственная смета расскажет насколько удачно была работа кооператива в определенный промежуток времени. Тремя основными частями производственной сметы являются: продажи, валовой доход и расходы.
1. Продажи - первое, что необходимо для успеха любого предприятия - это адекватный объем продаж. Что такое потенциальный объем, если речь идет о торговле? Что представляет собой доля кооператива на этом рынке? Является ли сбытовая политика такой, при которой кооператив может сохранить и увеличить свою долю на этом рынке?
2. Валовой доход - Удовлетворительным валовой доход может быть только в том случае, если разница между себестоимостью продукции и деньгами, вырученными от ее продажи, находится под постоянным контролем. Без адекватного валового дохода ни одно предприятие не сможет показать какую-либо прибыль.
3. Контролирование расходов - Правильное расходование средств определяет, какую часть валового дохода кооператив сможет получить в виде чистой прибыли. Необходимо постоянно следить и контролировать расходы.
Все усилия сбыть продукцию на уровне адекватного валового дохода пропадут даром, если продажи, осуществляемые в кредит, не будут контролироваться. Каждый кооператив должен разработать четкую кредитную программу, если он хочет избежать потерь.
Как и в случае с балансовым отчетом, общий анализ производственной деятельности является важным инструментом для определения производственного состояния кооператива. При подобном рассмотрении также полезно соотносить показатели балансового отчета с показателями производственной сметы, такими как, бушели, тонны и т.п. Полезно сравнивать свои показатели со средними промышленными показателями, например, валовой доход, отношение расходов к сумме, вырученной от продажи товаров, отношение чистой прибыли к доходу и т. п.
Что нужно принимать во внимание при составлении балансового отчета.
1. Размер рабочего капитала. Рабочий капитал равняется общей сумме текущих активов минус общая сумма текущих пассивов. Это наиболее чувствительный барометр финансового состояния предприятия. Рабочий капитал является важным индикатором ликвидности предприятия, а также кредитоспособности кооператива.
Рабочий капитал должен быть достаточным, чтобы покрыть постоянные (круглогодичные) счета и рабочие нужды кооператива и обеспечить сезонные требования займов. Необходимо анализировать тенденцию движения рабочего капитала от месяца к месяцу.
2. Текущий курс. Текущий курс (общая сумма текущих активов/общая сумма текущих пассивов) или отношение общей суммы текущих активов к общей сумме текущих пассивов является еще одним важным показателем, на который следует обращать внимание при составлении или при чтении балансового отчета. Желательным курсом для многих снабженческих кооперативов является отношение “2 текущих активов на каждый “1 текущих пассивов. Многим кооперативам требуется (и они имеют) гораздо более высокий курс; некоторые сбытовые кооперативы успешно оперируют при более низком курсе.
3. Счета, предъявляемые к выплате. Эта статья в балансовом отчете относится к одной из самых больших проблем снабженческих кооперативов, которые проводят чересчур либеральную крудитную политику или же которые вообще не имеют четкой кредитной политики. Все счета могут быть перечислены в соответствии с их давностью и представлены для рассмотрения на собрании совета директоров.
4. Тенденции финансового развития. В дополнение к текущим ежемесячным финансовым документам управляющие должны представлять директорам подобные документы, относящиеся к предыдущему месяцу и к этому же месяцу предыдущего года. Это позволит директорам увидеть как благоприятные, так и неблагоприятные тенденции, сравнить их между собой и предпринять действия, ведущие к улучшению финансового состояния кооператива. Неблагоприятные тенденции обычно поддаются корректировке, если они могут быть выявлена на ранних стадиях.
Советы директоров и управляющие часто приглашают Банк Св.Павла для глубоко изучения тенденций финансового развития кооперативов.
Котроль за кредитной политикой кооператива.
Котроль за финансовым состоянием кооператива, равно как и за состоянием фонда развития предприятия, относится к ответственности совета директоров. Очень часто случается, что кооперативы испытывают дефицит наличных денег и не в состоянии позволить себе уценку непродаваемых товаров, поскольку их деньги связаны в неоплаченных счетах должников кооператива.
Потребность в определенной кредитной политики, разработанной советом директоров и зафиксированной в документах кооператива, очевидна. Как правило совет состоит из удачливых фермеров и общественных лидеров, которые из собственного опыта знают о необходимости четких кредитных обязательств для успешной производственной деятельности фермы. И все же иногда они встречаются с трудностями, когда пытаются выработать кредитную политику для своего собственного кооператива. Без кредитной политики, зафиксированной документально в письменном виде и утвержденной советом директоров, игры с терминологией кредитования несправедливо оставлены на совесть управляющего, который в соответствии с занимаемым им положением стремится ублажить клиентов и увеличить объем продаж.
Если кооператив не имеет удовлетворительной кредитной политики и сроки оплаты его счетов превышают разумные пределы, советом директоров должны быть предприняты определенные меры. Расширение кредитов, выдаваемых кооперативом своим клиентам, может вызвать несколько проблем. К ним относятся:
1. Учащение личных обращений, неквалифицируемых как расширение кредита.
2. Неравноправное взаимодействие с членами кооператива. Те из них, которые приобретают у кооператива товары или услуги в кредит, используют фонды, принадлежащие всем членам, или же расходы члена кооператива, который пользуется кредитом, приходится нести всем остальным членам.
3. Кредитами пользуются клиенты, не делающие вклады и не имеющие других интересов в данном кооперативе.
4. Продажа в кредит означает расходы на ведение этих счетов и на их хранение.
5. Возможность потерь, если счета сомнительны или клиент некредитоспособен.
Сельскохозяйственное производство выросло в размерах и требуемому капиталу до уровня, когда фермерам необходимо планировать заранее свои финансовые потребности и обеспечивать себе кредитную линию у таких заимодавцев, как Служба Кредитования Фермеров, местные банки или вендорные программы.
Управляющие кооперативов должны требовать со своих клиентов определенные договорные обязательства, если клиенты хотят пользоваться кредитом. Они должны быть подготовлены к тому, чтобы помочь клиентам установить контакты для финансирования их нужд с тем, чтобы не связывать фонды кооператива в долговых обязательствах клиентов. Если управляющий объяснит покупателям причины, по которым кооператив сокращает продажи в кредит (см. выше), то значительно уменьшится в объеме рутинная практика подсчета долгов.
Если принять во внимание расходы на ведение бухгалтерской документации кооператива по учету всех небольших товаров, проданных в кредит, потери кооператива будут значительно больше, чем они представлялись в начале.
Клиенты, которые не в состоянии получить финансирование из других источников для приобретения чего-либо в кооперативе, не могут считаться платежеспособными и продажа таким клиентам товаров или услуг в кредит составляет определенный риск для кооператива.
Несмотря на то, что совет директоров обладает правом запретить продажу в кредит, весьма вероятно, что какая-то часть продаж все же будет осуществляться в кредит. Эта часть продаж также должна
быть согласована с установленной кредитной политикой кооператива.
Некоторые кооперативы рекращают отпуск товаров в крудит тем клиентам, которые не оплачивают счета кооператива на 10-й день месяца, который следует за датой покупки. Из соображений конкуренции или в связи с определенными обстоятельствами некоторые кооперативы продлевают кредиты на контрактной основе для отдельных клиентов. В этих случаях кооператив должен удостовериться, что продление кредита вполне безопасно и что существует специальный договор, согласно которому кредит может быть продлен или ставки по нему могут быть снижены. Обычно такого рода кредиты оформляются через финансовую организацию, специализирующуюся на выдаче кредитов.
Следует также справиться с существующими законами, например, Закон о правомочности кредитования и другими федеральными и местными актами. Необходимо привлекать юрисконсульта для обсуждения всех возможных вариантов, возникающих в этой сложной и изменчивой области.
Практика некоторых снабженческих кооперативов, которая заключается в продлении кредита на основании гарантийного письма, является нежелательной в случае, если гарантийное письмо не принимается кредитующими организациями.
В связи с продлением сроков выплаты кредитов кооперативу необходимо вести четкие и аккуратные отчеты по счетам клиентов. В конце каждого месяца следует посылать уведомления о состоянии кредита данного клиента на текущий месяц. Форма уведомления также может включать в себя информацию о кредитной политике кооператива для сведения клиента. Ведение подобной документации, оплата почтовых расходов и оплата времени работника должны быть включены в стоимость продления кредита.
В случае, если счет не оплачен в срок, установленный кредитной политикой кооператива, важно, чтобы кооператив немедленно предпринял шаги по подведению итогов по счету и прекратил продажу в кредит данному клиенту в дальнейшем. Иначе, чем дольше не оплачивается счет, тем больше шансов у клиента аппелировать к некорректности ведения его счета кооперативом и тем труднее будет доказать обоснованность претензий, выдвигаемых кооперативом.
Для того, чтобы удовлетворительно контролировать свою кредитную политику, кооператив должен разработать информационную программу. Директоры должны ежемесячно проверять состояние дел по неоплаченным счетам, особенно по тем из них, которые выходят за сроки, установленные кредитной политикой кооператива.
(Перевод Центра Гражданских Инициатив/Службы Развития Фермерства)
Бюджет.
Руководители хорошо поставленного дела постоянно анализируют развитие своего предприятия и составляют планы на будущее. Подобное перспективное планирование лучше всего производить одновременно с составлением операционного бюджета.
Операционный бюджет - это прогноз объема продаж, валового дохода, расходов и чистой прибыли на данный период, обычно на один год. Такое планирование должно быть основано на результатах прошедших периодов, принимая во внимание изменяющиеся условия, которые весьма вероятно возникнут в течение времени, рассматриваемом в данном бюджете. Подготовка бюджета имеет ряд преимуществ:
1. Она требует детального изучения и интерпретации операций, проводимых кооперативом в прошлом.
2. Она требует тщательного рассмотрения производственных затрат и валовых доходов.
3. Она стимулирует проведение анализов производственных расходов.
4. Она предоставляет возможность исключить или усовершенствовать неприбыльную отрасль.
5. Она позволяет провести перспективное планирование имея в виду развитие предприятия.
Прогнозы движения наличных денег и предварительный балансовый отчет также являются существенными составляющими для успешного финансового планирования.
Коротко говоря, бюджетное планирование для кооператива не отличается от планирования отдельного фермера, который должен решить какое поле ответсти под определенную культуру, каких животных и для какого рынка следует выращивать, какие расходы вероятнее всего придется понести и какую чистую прибыль следует ожидать. Это вполне обычный разумный подход к ведению любого бизнеса.
Что следует ожидать от аудиторов и аудиторских проверок.
Директоры обязаны отчитываться перед членами кооператива о том, что кооператив сделал с их деньгами. Чтобы выполнить эту задачу, управление кооператива предоставляет ту финансовую документацию, которая раскрывает эту информацию. Правилами многих кооперативом предусматривается ежегодная проверка финансовых отчетов независимыми аудиторами.
Что не является аудитом?
Компиляция - это подготовка финансовых документов, но не проверка их достоверности.
Обзор - это аналитическая процедура, в результате которой устраняются возможные сомнения, что при составлении финансовой информации были использованы все необходимые финансовые документы. Обзор не проверяет достоверность представленной информации.
Аудитор - это не бухгалтер, а скорее разведчик. Подготовка финансовых документов относится к ответственности управленческого персонала и сотрудников кооператива; в функции аудитора входит проверка соответствия представленных сведений действительности.
Что является аудитом?
Аудит - это сравнительный анализ финансовых документов организации, проводимый квалифицированным независимым аудитором, который использует общепринятые финансовые принципы ( ГААП ) и стандарты для проверки финансовой документации фирмы.
Аудитор проверяет бухгалтерскую документацию организации, относящейся к операциям купли - продажи, а также финансовую документацию по выборочным сделкам. Например, аудитор проверит физическое наличие названных товаров и сверит их с представленными в отчете. Аудитор также проверит выборочное долговое обязательство, непосредственно связавшись с должником и подтвердит наличие таковых долговых обязательств. Наличие материальных активов и политика их обесценивания также будут подвергнуты проверке. Наконец, аудитор выскажет свое мнение, насколько достоверны представленные финансовые документы организации.
Мнение аудита.
Аудитор должен быть выбран советом директоров и должен отчитываться непосредственно перед советом директоров на специальных либо на регулярных собраниях. Аудитор должен проводить какие угодно проверки, если он находит их необходимыми, с тем, чтобы в результате представить отчет, в котором говорится, что по его, аудитора, мнению представленные финансовые документы соответствуют действительности.
Аудитор берет на себя ответственность за высказанное заключение. Существуют 4 вида аудиторских заключений:
1. Неограниченное или “ чистое “ заключение означает, что:
а) аудитор сделал все, что от него требовалось в соответствии с четко определенными стандартами и
б) аудитор подтверждает, что принципы ведения бухгалтерии являются приемлемыми и все расчеты и оценки, на основании которых составлены финансовые документы, являются оправданными
2. Официальное заключение означает, что финансовые документы достоверны “ по отношению к“ или “ за исключением “ , потому что либо какую-то область деятельности проверить не представлялось возможным, либо проверка некоторых ситуации требуют расширения полномочий аудитора.
3. Неблагоприятное заключение означает, что аудитор считает, что представленные документы не соответствуют действительности.
4. Отказ от заключения означает, что аудитор не в состоянии составить свое мнение.
В ходе проверки аудитор разрабатывает пункты, которые он собирается вынести на рассмотрение совета директоров. В заключение аудиторской проверки аудитор должен встретиться с полным составом совета директоров и рассказать ему все, что он обнаружил в ходе проверки и высказать свое заключение. Совет должен утвердить предварительный отчет до того, как аудитор выдаст окончательный его вариант.
Обычно аудитор выдает управленческое письмо совету директоров. Управленческое письмо включает в себя заключение аудитора и степень аудитора, в соответствии с которой можно судить о корректности представленного отчета. Рекомендации обычно бывают приложением к управленческому письму, они содержат комментарии к предлагаемым усовершенствованиям финансового управления организации, производственного управления, проводимым операциям и внутреннего контроля.
В аудиторский отчет должны входить следующие пункты:
1. Положение о финансовом состоянии (балансовый отчет)
2. Положение о проводимых операциях (продажи, стоимость продаж, операционные расходы, чистая прибыль и сравнительный анализ)
3, Положение о долях (анализ чистой стоимости акций), которое показывает способ управления долями вкладчиков.
4. Положение о текущих расходах и доходах.
5. Замечания по финансовой документации.
Нижеследующее является дополнительной информацией, которую настоятельно рекомендуется включать в отчеты аудиторских проверок:
1. Комментарии и анализы основных активов и пассивов. Долговые обязательства должны быть подобраны в соответствии со сроком давности и все товары должны быть перечислены.
2. Комментарии к составляющим долговых обязательств.
3. Порядок и сроки выплат страховых и гарантийных обязательств.
4. Анализ налоговых выплат по возрастающей: налог на прибыль, налог на недвижимость, налог на личную собственность, выплаты по платежным ведомостям и т.д.
5. Проверка операций на законность, в этом разделе должны быть приведены соответствующие статьи законов, постановлений, внутренних правил и т.п.
6. Определение, соответствует ли деятельность кооператива политике, разработанной советом директоров, и статьям заемных договоров.
7. Обсуждение любых несоответствий.
8. Дополнительные данные, показывающие возможные тенденции развития и сравнительные данные промышленных стандартов.
Проверка аудитора.
Директоры должны знать, имеет ли выбранный ими аудитор право проводить аудиторскую проверку. Недостаточно просто задать вопрос, нечто более осязаемое, например, письменное обязательство или копия обложки аудиторской страховой лицензии, должны представляться аудитором ежегодно.
Аудитор не имеет надобности открывать сумму страховки, которая выплачивает его фирма в случае ущерба, нанесенного организации в результате недоброкачественно проведенной аудиторской проверки, иначе это может быть воспринято как приглашение организации отсудить эту сумму. Но подтверждение того, что такая страховка существует должен требовать каждый совет директоров.
Почему это так существенно? Каждый совет должен владеть вопросом об уровне финансовой отчетности (аудит, обзор или компиляция), требуемом правилами кооператива, его банкирами или другими заимодавцами. Если аудитор не застрахован надлежащим образом, совет и члены кооператива могут подвергнуться неожиданному риску и проверка может быть проведена некачественно. В некоторых случая в прошлом, когда кооперативы понесли потери в результате недоброкачественных аудиторских проверок, компенсационные выплаты кооперативам, которые они получили от страховой компании, были единственными средствами, позволившими этим кооперативам остаться в бизнесе.
Ежегодные собрания: их значение и планирование.
Ежегодные собрания предоставляют возможность отчитаться перед членами кооператива о производственных операциях за предшествующий год и рассмотреть вместе с ними упех или проблемы, которые могли найти отражение в финансовых документах. Обмен мнениями между управленческим составом и членами кооператива по поводу производственных проблем, осуществляемый на собраниях, обеспечивает ценное взаимопонимание и проявление доброй воли.
Возможность для членов кооператива встретиться друг с другом и посетить организацию является весьма ценной для кооператива. Прием в честь такого собрания не следует переоценивать, но стоит учитывать как знак уважения, второй по важности. Приглашение гостя с выступлением по какому-либо вопросу, выдача призов иногда вызывают дополнительный интерес к собранию.
Ниже приводится рекомендуемая процедура проведения такого собрания. К этой процедуре могут быть добавлены приглашение специального гостя, развлечения и т.п.
1. Регистрация членов кооператива, имеющих право голоса.
2. Выбор председателя собрания (по регламенту). Определение наличия кворума (в соответствии с уставным правилом кооператива).
3. Объявление повестки собрания (секретарем).
4. Чтение протокола предыдущего собрания (секретарем).
5. Голосование за принятие протокола предыдущего собрания.
6. Представление отчета по аудиторской проверке.
7. Обсуждение отчета аудиторской проверки, особо обращая внимание на объем продаж, заработаную плату, долговые обязательства и другие статьи балансового отчета.
8. Голосование за принятие отчета аудиторской проверки.
9. Отчет управляющего по производственным делам за год.
10. Знакомство с работниками и гостями кооператива.
11. Отчет совета директоров
а) обзор собраний и деятельности совета за прошедший год,
б) рекомендуемое распределение прибыли, полученной за прошедший год,
в) перспективный план для рассмотрения его членами кооператива,
г) деятельность членов кооператива сверх рекомендованной
12. Представление и выборы директоров
13. Разное
14. Окончание собрания.
Учредительные документы.
Статьи учредительных документов выражают и контролируют цели, права и другие ограничения, а также постоянные задачи и условия кооператива. Именно этот документ представляется в суд для получения регистрационной лицензии. Учредительные документы должны быть проверены юристконсультом кооператива, чтобы избежать расхождения с принятым законодательством и чтобы доказать, что кооператив действует в соответствии с выработанной им политикой.
Внутренние правила кооператива.
Внутренние правила принимаются кооперативом после того, как его устав утвержден регистрирующей организацией (судом). Они относятся к внутреннему порядку и правилам ведения деловых операций. Внутренние правила обычно очень детально расписаны, гораздо более обширны, чем статьи устава и их не требуется представлять в регистрирующую организацию.
Совет директоров обязан удостовериться, что все члены кооператива получили копии устава и внутренних правил организации.
Взаимоотношения между членами кооператива и обществом.
1. Работники кооператива и его директоры должны постоянно уделять внимание развитию взаимопонимания между членами кооператива, а также между кооперативом и обществом. Для этого они постоянно должны разъяснять, что такое кооператив, зачем он создан и какие цели он преследует.
2. Необходимо постоянно помнить, что кооперативом владеют его члены, ради которых и ведется весь бизнес. Члены кооператива настолько важны для подобного рода организации, что их следует держать хорошо информированными о деятельности тех, кто распоряжается их средствами.
3. При любой возможности следует обсуждать с членами кооператива услуги, предоставляемые кооперативом, и принимать их предложения по усовершенствованию производства. Следует немедленно отвечать на любую жалобу и незамедлительно отвечать на все письма.
4. При разработке кредитной политики необходимо тщательно разъяснить все причины, побуждающие поступать так, а не иначе.
5. Предоставляя эффективные и дружелюбные услуги клиентам работники кооператива создают дружескую атмосферу по отношению к кооперативу и повышают его престиж как места, где следует делать дела.
6. Кооперативы должны гордиться своим бизнесом и следить за тем, чтобы мнение окружающих о нем не падало. Хорошо поставленное дело в сочетании с приятной обстановкой создают впечатление привлекательного предприятия, достойного уважения и доверия. Слоган “ после вас как при вас “ также хорошо работает для кооперативов.
7. Кооператив должен ощущать обязанности по отношению к обществу как часть своего бизнеса и принимать участие в деятельности общества.
8. Поставьте кооператив так, чтобы его считали важной частью местного бизнеса и при любой возможности объясняйте, как он работает. Поступая так, вы лучше всего защитите себя от недобросовестного и недружелюбного отношения к вам.
(Перевод Центра Гражданских Инициатив/Службы Развития Фермерства)
[Return to CCI Home Page]
[Return to Ag Initiative Main Page]